مدير الإدارة
أ/محمد محمود جلال
مسئولة الإدارة
أ/سحر محمد فريد
الشؤون الإدارية:
هي الجهة المسؤولة عن كافة منسوبي ومنسوبات المعهد ورعاية شؤونهم داخل المعهد وخارجها, حيث تعطي جل اهتمامها لتوفير الجو المناسب والصحي الذي يساعد منسوبي المعهد وإدارته بالقيام بأعمالهم وواجباتهم الوظيفية على أكمل وجه وتقدم الدعم المناسب للأقسام لتحقيق الأهداف المرجوة التي يتطلع إليها المعهد وإدارته لمزيد من العطاء والتطوير.
تشمل إدارة الشؤون الإدارية الأقسام التالية.
– شؤون الموظفين. – التوظيف.
– مراقبة الحضور والانصراف. – السجلات.
– الصادر والوارد. – الأرشيف.
مهام الشؤون الإدارية:
القيام بتنفيذ وتطبيق النظم واللوائح الإدارية من إجراءات التعيين والإجازات والنقل والتقاعد، ورفع مباشرة الكفاءة.
تقييم أداء الموظفين والعاملين وإعداد ورفع التقارير الدورية عن سير العمل.
ضبط ومتابعة سجل حضور وانصراف الموظفين.
تنفيذ الأوامر المعمول بها في المعهد بالتنسيق مع الادارات الأخرى داخل المعهد.
تنفيذ وحفظ الخطابات والقرارات والتعليمات الصادرة من المعهد والواردة من الادارات المختلفة بالمعهد.
القيام بإجراءات تصنيف وحفظ ملفات المعهد.
المشاركة في بعض اللجان ذات الصلة وانجاز الأعمال التي تحال من قبل مسئولي المعهد في أي مجال آخر.
استقبال ومتابعة إرسال كافة المراسلات والطرود الواردة والصادرة من وإلى المعهد .
تنظيم أرشيف المعاملات وحفظها وتسهيل استرجاعها .
استقطاب الموظفين المتميزة اللازمة للوفاء باحتياجات المعهد.
إدارة وتنظيم دخول الموظفين الجدد إلى المعهد.
التأكد من صحة المستندات المطلوبة للتوظيف ومحتوى الملف وإعداد عقود التوظيف وخطاب توجيه الموظف لجهة عمله وإصدار القرار الإداري.
تابع مهام الشؤون الإدارية:
إعداد خطابات النقل سواء داخل المعهد وخارجها.
ترتيب ملفات الموظفين وحفظ جميع مايخص الموظف بملفه الوظيفي.
إصدار قرارات الإجازات وتنفيذ خصمها من رصيد الاجازات الموظف.
رفع إجازات الموظفين الرسميين أو على عقود المعهد لإدارة شؤون الموظفين بالمعهد, ماعدا الإجازة الاضطرارية تخصم من رصيده بالمعهد.
إصدار شهادات الخبرة.
إصدار بيان الخدمات للموظفين الذين عقودهم عن طريق المعهد في نهاية الخدمة.
إصدار تقرير الحضور والأنصراف لموظفي المعهد, القيام بجولات متابعة على جميع إدارات وأقسام المعهد.
متابعة نظام البصمة وإضافة( الإجازات , والأستئذان) بالنظام.
إعداد خطابات لفت النظر للموظفين (المتأخرين، والغياب بدون عذر).
إنشاء ملف لكل إدارة بالمعهد يوضع فيها نسخة من (الاستئذان , خطابات لفة النظر وقرارات الحسم, الإجازات , التأخر) , لموظفي الإدارة.
مهام قسم الصادر والوارد :
الصادر :
– تصدير المعاملات بعد التأكد من توقيعها وتأشير المحرر على صور الخطاب وموضح فيها المرفقات وتوزيع الصور , وحفظ نسخة في النظام من الخطاب والمرفقات مع نسخة ورقية في الصادر مرتب حسب تاريخ الصدور.
– تسلم الملفات المنتهية إلى قسم الأرشيف , وحفظ بيانات تسليم المعاملات الصادرة مرتب حسب تاريخ الصدور.
الوارد :
– استلام الوارد من خارج المعهد ووضع عليها ورقة العرض الداخلية لعرضها سعادة العميد ثم توقيع العميد للتوجيه اليها.
– توزيع الخطابات بعد توجيه العميد , تصوير النسخ المطلوبة حسب التوجيه للتوزيع على الجهات المعنية.
– حفظ بيانات تسليم المعاملات الواردة مرتب حسب تاريخ الورود بعد اكتمال التوقيع المستلمين عليها وتسلم الملفات المنتهية على قسم الأرشيف.